Зачем нужен офис

Какие офисы нужны современному бизнесу? — Офис на vc.ru

Зачем нужен офис

Каждая эпоха предъявляет свои требования к организации труда. Мы помним, каким был типичный офис 90-х, 2000-х, 2010-х… Пришло время поговорить о настоящем и заглянуть в будущее, чтобы знать, к чему готовиться и как позаботиться о своём любимом офисе.

Умный, гибкий, адаптивный, сервисный, безбарьерный – это все о нем, о современном офисе. Но какие офисы на самом деле выбирают успешные компании? Что важнее на рабочем месте – хорошая акустика или зал для медитаций? И почему не всем компаниям нужны гамаки и комнаты для сна? Как выбрать и обустроить эффективное рабочее пространство для современного бизнеса?

Эксперты ILM и AMO.

RU совместно с Fort Project при поддержке сети умных офисов SOK провели исследование более 150 новых офисов крупных Российских и международных компаний в Москве, относящихся к сегментам IT, коммуникации, банки и финансы, торговля, консалтинг, производство, промышленность, медиа, фармацевтика, а также опросили экспертов рынка офисной недвижимости и изучили исследования зарубежных компаний, чтобы описать современные тренды в организации офисного пространства и получить целостную картину развития трендов в организации офисного пространства на ближайшие годы. Ознакомиться с подробным исследованием и выводами можно здесь.

Долгосрочные архитектурные и технологические тренды, а также новые бизнес-модели операторов офисной недвижимости обусловлены массовыми изменениями в бизнес-процессах, корпоративных культурах и культуре труда. Если за нашумевшей инновацией не стоит серьёзная деловая необходимость, она будет на слуху 1 – 2 года, после чего займёт своё место в узких нишах и перестанет быть заметна.

Современные концепции управления, в т.ч. agile и lean, требуют комплексного внедрения на уровне моделей управления и внутренних коммуникаций. Изменения в инфраструктуре офисов и другие новшества должны быть следствием изменений в умах.

Поэтому необходимо прежде всего понимать логику трансформации бизнесов и команд. В этой статье отдельно от Н-трендов (недвижимость) мы рассматриваем Б-тренды (бизнес).

Всё больше компаний внедряют управление бизнес-процессами. Оптимизация бизнес-процессов отражается в т.ч. на потребности в пространстве.

Выводя людей за штат, сокращая объёмы хранимой продукции, формируя проектные команды под конкретные бизнес-задачи, отвязывая рабочие места от конкретных работников, бизнес получает возможность отказаться от части площадей и эффективнее использовать существующие.

Большая часть работы, не поддающейся автоматизации и требующей участия людей – это проекты: разработка продуктов, маркетинг и PR, клиентские проекты… Одни и те же люди входят в разные проектные команды. Это приводит к росту потребности в мобильных рабочих местах и помещениях среднего размера, пригодных для проектных команд.

Ускорение коммуникаций, логистики и аналитических процессов приводит к частой смене стратегических целей.

Чтобы отреагировать на возможности и угрозы, требуется оперативно собрать команду, наладить краткосрочную линию производства.

В выигрышном положении оказываются бизнесы, которые могут быстро расширить или сократить площадь (в т.ч. за счёт гибких офисов), а также переформатировать занимаемое пространство.

Число людей, работающих из произвольной локации (как фрилансеров так и штатных сотрудников), продолжает расти. Вопрос их доли в коллективе упирается в способность компании грамотно выстроить управление виртуальной командой.

Если удаётся объединить разные отделы под одной крышей, это помогает сэкономить на аренде и порождает запрос на смешанные планировки (тренд Н2).

Но не всегда это возможно, и тесное сотрудничество между офисами всё более распространяется.

Это создаёт необходимость видеоконференц-залов, оборудованных инструментами проектной работы и создающих эффект присутствия за счёт широкоформатных камер, однонаправленных микрофонов и крупных экранов.

Объявление на vc.ru Отключить рекламу

Новое поколение специалистов нуждается в свободе и комфорте. По данным Flexjobs.com, 80% ищущих работу отмечают гибкость графика и локации как один из факторов выбора работодателя. В борьбе за персонал бизнес активно осваивает концепции демократичных офисных планировок, насыщенных креативными зонами для работы, комнатами для массажа, спортзалами и пр.

Всё больше специалистов выходят за рамки крупных компаний, в которых выросли, и становятся резидентами коворкингов и других сервисных пространств. Эта тенденция особенно усилилась вследствие кризиса 2014 года. Сами сервисные пространства, как мощный фактор доступности предпринимательской деятельности, стимулируют спрос со стороны новых предпринимателей.

“В настоящее время сервисные пространства пользуются высоким спросом со стороны крупных корпоративных клиентов, так как этот формат офисной недвижимости предусматривает возможность краткосрочной аренды с возможностью быстрого выхода из договора.

Крупному бизнесу физически трудно быстро внедрять временные изменение. Много ресурсов и времени будет затрачено на поиск подходящего варианта и отделку офиса.

Поэтому нет ничего лучше быстро разместить проектную группу для проверки или реализации бизнес-идеи или продуктовой гипотезы”.

В мире растёт доля работающих среди людей пенсионного возраста. На сегодняшний день она составляет 13%. Это сказывается на росте требований к эргономичности рабочих мест и возможности работать из удобного места в удобное время.

В контексте описанных выше бизнес-трендов легко осознать следующие тренды на рынке офисной недвижимости.

Высокая стоимость аренды и эксплуатации офисов подталкивает бизнес оптимизировать эти издержки. Растёт доля открытых рабочих зон, особенно в офисах свыше 3 000 м кв.

: там open-space занимает более 55% площади. Компании обучаются сокращать неэффективные площади, такие как коридоры, и повышают гибкость использования пространства.

В среднем по Москве неэффективные помещения составляют 10% от площади офиса.

Планировка влияет не только на количество простаивающих метров, но и на производительность труда.

Неудачное зонирование может существенно снизить продуктивность. Дискомфорт доставляет все, что ограничивает мобильность: неудобное расположение турникетов или неисправно работающие лифты. А вот наличие верхнего светового атриума, рекреационные зоны и озеленение пространства положительно влияют на общее психологическое настроение в коллективе.

По данным исследования Gensler, работники устали от open space. Только миллениалы и поколение Z готовы к открытости. 77% работников хотят работать в смешанной планировке.

Большинство людей, особенно женщин, не устраивает уровень приватности, который они имеют на работе сейчас [2]. Доминирующая позиция open-space обусловлена их экономической эффективностью и гибкостью.

Этот тип организации офисного пространства обеспечивает стоимость содержания рабочих станций в среднем в 2,5 раза ниже, чем уровень затрат на кабинетную систему [1].

Наше собственное исследование показало, что основной тип организации офисного пространства – смешанная планировка с офисным open space и кабинетами (95%). Только 5% исследуемых офисов не включают в себя классические кабинеты для руководства.

Оpen space — самое экономичное решение для размещения персонала, но самое низкоэффективное и некомфортное для работы. Компании, которые воспринимают офис и персонал как область для инвестиций, а не статью затрат, на офисы открытого типа даже не смотрят

Концепция офиса “как дома” всё чаще выигрывает у концепции “как на фабрике”. Дело не в вольготной атмосфере, а в гибкости. В офисах “как на фабрике” каждый сам персонализировал своё рабочее место.

Стол – “берлогу” трудно быстро трансформировать или переместить в проектный офис. Поэтому функция уюта переносится на зоны неформального общения.

Они могут напоминать и “берлогу”, но важно, что люди оказываются там вместе и продолжают продуктивную коммуникацию.

Must have офисного дизайна сегодня это не только наличие кофе-поинтов, но и интеграция в рабочее пространство lounge-зон, открытых террас на крыше бизнес-центра, спортивных зон и акустических кабин для переговоров.

Компаниям всё труднее быть привлекательными для продвинутых кадров, если их офис отделан неэкологичными материалами и лишён помещения для физических упражнений.

Но гораздо важнее элементарная экология рабочего пространства. Она влияет на продуктивность, благополучие и настроение сотрудников на порядок существеннее, чем фитнес и эргономические приспособления.

Низкое качество воздуха усыпляет работников и приводит к потерям около часа в день.

Обилие натурального освещения, комфортная температура, чистый воздух и низкий уровень шума сокращают в среднем 4 дня больничных в год на сотрудника

Две группы факторов влияют на продуктивность работы сотрудников в современных компаниях:

Классические: правильная работа систем здания (вентиляция, отопление и так далее), достаточность пространства для работы, правильно спланированное освещение на рабочих местах и развитая инфраструктура объекта.

Бизнес-факторы: способность гибкого изменения офисного пространства для формирования рабочих команд под проект в соответствии с процессами, принятыми внутри компании.

Самое насущное — технологии для коммуникации и удалённого доступа. К ним относится в т.ч. техника для видеоконференций и презентаций и высокоскоростной интернет.

84% трудящихся ставят быстрый Wi-Fi на первое место среди факторов продуктивности. 37% добавляют к этому удалённый доступ к корпоративному серверу.

Входят в моду мультимедийные стены, обеспечивающие качественное изображение и звук даже в открытом субпространстве для мозгового штурма или семинара.

Отдельный класс технологий относится к реконфигурации офиса. Сюда относятся передвижные стены, диваны с акустическими спинками и прочее

Набирающая популярность концепция полностью меняет подход к рабочему пространству. Конфигурация офиса обусловлена задачами, а не оргструктурой. Кабинет отдела становится бессмысленной сущностью, поскольку сотрудники почти всегда там, где сейчас решается задача в рамках проекта.

На смену кабинетам и open space приходят гибкие офисы. В них полностью или частично отсутствуют фиксированные рабочие места, а открытые пространства сочетаются с мультифункциональными зонами.

Новые технологии гибкого офиса позволяют оперативно менять конфигурацию и обновлять помещение, подстраиваясь под текущие задачи.

Большинство помещений такого офиса – временные, они , формируются стильными передвижными акустическими стенами.

Многие крупные компании, которые работают в сфере рекламы, PR, IT-индустрии, давно перешли на свободный тип планировки. Более того, они создают зоны отдыха, вводят ненормированный график и всячески способствуют тому, чтобы сотрудник не выгорал на работе. В таких организациях даже можно взять годовой «творческий» отпуск.

Согласно исследованию Гарвардского университета, возможность персонализации рабочего пространства для сотрудников важнее неограниченного отпуска. Главным образом они хотят персонализировать экологические параметры рабочего места (см. тренд Н5)

​Таблица: экологические параметры рабочего места, персонализации которых требуют трудящиеся

Итак, мы выделили 7 трендов трансформации рынка коммерческой недвижимости (Н) и 8 трендов трансформации бизнес-среды (Б). Попробуем представить их вместе и проследить взаимосвязь между ними.

В таблице ниже мы отметили, какие из Б-трендов, по нашему мнению, напрямую влияют на каждый Н-тренд. Как можно видеть, наибольшим числом Б-трендов подкреплён тренд Н6 – гибкий офис. На втором месте – Н5 технологичность.

​Таблица: влияние Б-трендов на Н-тренды.

Источник: https://vc.ru/office/93376-kakie-ofisy-nuzhny-sovremennomu-biznesu

Курить, есть, пить и спать: зачем поколению Y нужен офис

Зачем нужен офис

Фото DR Forbes Life разбирается, как выглядит идеальное рабочее пространство для молодого поколения

Сейчас в России проживает 84–90 млн человек трудоспособного возраста.

Уже примерно половина из них — так называемое поколение Y, родившееся в перестройку и позже. Та же картина наблюдается в Германии, Италии, Испании.

В ближайшие годы доля миллениалов на рынке труда будет только расти, а значит, начнут доминировать их привычки, запросы и вкусы. И прежде всего это касается места работы, в частности, офисного пространства.

По результатам опроса PWC Survey 2017 года, 86% представителей поколения Y готовы поменять компанию, если работодатель недостаточно внимательно относится к рабочей среде. Работодатели прислушиваются: по данным исследования корпорации IWG, в 2018 году 64% компаний в России использовали возможности удаленной работы и гибкие офисные решения. 

Раньше офисные пространства строились как универсальные, хотя в первую очередь они должны были учитывать бизнес-процессы, которые разворачиваются в данном конкретном месте, связи, которые выстраиваются внутри компании, взаимодействие отделов между собой. Новое проектирование пространств базируется на следующей идее: любой работник, миллениал или нет, делает на рабочем месте пять вещей.

Первое — фокусировка. Как правило, это работа за компьютером: считать, писать, делать что-то самостоятельно. Второе — взаимодействие. Это не обязательно совещания или мозговые штурмы, обмен мнениями может идти и за чашкой кофе с коллегой, и для этого тоже нужно пространство. Третье — релаксация.

На работе сотрудник среди всего прочего отдыхает. Нужно место, где он сможет полежать, посидеть, восстановить силы для того, чтобы работать еще эффективнее. Четвертое — обучение. Место, где работник может учиться. Многие компании сегодня проводят в офисах мастер-классы и семинары.

Но даже если нет, то человек заглядывает в интернет, ищет, что ему нужно, прорабатывает какую-то тему. Наконец, пятое — социализация. Она не имеет отношения к трудовой деятельности и даже отдыхом не будет считаться, это именно социализация.

Люди контактируют между собой, например, играют в перерыве в настольный теннис или вместе обедают. Одним словом, идентифицируют друг друга.

Идеал миллениала — электричество, интернет, бетонные стены, мягкая мебель, кофе по нажатию кнопки. 

Миллениалы очень любят все умное. Например, умную мебель. Она должна не просто стоять, но и помогать в работе.

Скажем, популярностью пользуется stand desk – это стол, который может подниматься и служить не только для работы сидя, но  и стоя.

Еще желательно, чтобы он имел колеса и был мобильным, переезжая в разные уголки офиса. Ну и, разумеется, такой стол должен сам заряжать телефон и разогревать поставленную чашку с кофе.

Без доски для скрама сегодня и офис не офис. Скрам (по-английски scrum означает «схватка». Популярный метод управления проектами, когда задача разбивается на составные элементы. У каждого из них появляется свой ответственный, — прим. Forbes Life). 

Похоже, что миллениалы помешаны на ЗОЖ.

Если предыдущие поколения игнорируют  рекомендации врачей периодически вставать и разминаться, то поколение Y четко усвоило, что позу надо периодически менять, чтобы функции организма не нарушались.

Они знают: когда человек стоит, у него иначе циркулирует кровь, нежели когда он сидит. А от уровня кровообращения зависит эффективность работы мозга. Поэтому работа стоя — обязательная программа дня.

DR

Та же история со стульями. Они должны максимально подстраиваться под тело, иметь как минимум 3-4 способа настройки. Миллениалы любят зонированный свет. То есть освещение не должно быть центральным, включающимся от общего источника питания на этаже.

Каждый сотрудник должен иметь возможность включить себе освещение, не выходя из-за стола. Или наоборот погасить и работать впотьмах. При этом поколение Y любит в своих офисах красивые световые инсталляции.

К примеру, в коворкинге «Коллайдер» создана  зона интерактивного света, в которой лампы реагируют на движение, символизируя движение частиц в коллайдере. 

Ну и нельзя не сказать о передвижении по офису на колесах. Поскольку сотрудники любят кататься на лонгобордах и сигвеях, в больших рабочих пространствах полы делаются без порогов, а ковролин заменил ровно уложенный бетон. 

Важно, чтобы образ бренда и дух компании присутствовали в самом дизайне рабочего пространства. Находясь в офисе для миллениалов, очень легко понять, каков профиль компании. Скажем, если это мода, то можно увидеть нечто эстетичное, нуарное (черное), здесь все будет со вкусом.

У IT-компании дизайн будет проще, но с более навороченными техническими решениями: много розеток, дашборды, проекторы, бронирование переговорки через приложение. Важно, чтобы в офисе была оборудована зона, где можно сделать фото и зачекиниться в  Instagram и других соцсетях.

Новое слово в офисном мире — darkroom — комната для релаксации. Пять лет назад был разработан специальный модуль «Дремная» — компактная конструкция со спальным местом, которая устанавливается в уголке офиса и скрывает от посторонних глаз дремлющих сотрудников. Однако модуль не пошел в тираж, — заказов было очень мало.

 Сейчас в офисах стали появляться темные комнаты с тихой успокаивающей музыкой, мягким полом, удобными диванчиками. Уставшие сотрудники могут здесь расслабиться, подумать, переключиться с одной задачи на другую и даже поспать при желании.

Некоторые компании приглашают в офис преподавателей йоги и проводят медитации в этих помещениях.

DR

А еще поколение Y любит курить прямо на рабочем месте. Курят, как правило, кальяны. Миллениалам нравится, когда в офисе есть такой сервис, как мобильное приложение. Чат-бот, который принимает заказы на кофе, булочку и даже кальян.

В некоторых компаниях есть корпоративные мессенджеры, например, группа «Сервис офиса», куда можно написать и решить все административные вопросы. И еще: миллениалы не будут уважать свою компанию, если она накапливает горы мусора, использует пластик.

По отношению к окружающей среде делается вывод о социальной ответственности фирмы в целом.

Источник: https://www.forbes.ru/forbeslife/381527-kurit-est-pit-i-spat-zachem-pokoleniyu-y-nuzhen-ofis

Нужен ли офис

Зачем нужен офис

Статью подготовила ведущий эксперт-экономист по бюджетированию Ошуркова Тамара Георгиевна. Связаться с автором

Аренда офисного помещения – одна из основных статей расходов бизнесмена.

Для начинающих предпринимателей она может быть критически дорогой, поэтому к выбору «второго дома», как по праву можно назвать офис, стоит подходить максимально вдумчиво.

И в первую очередь стоит подумать: а действительно нужен ли офис?
Ведь он имеет и ряд минусов: высокие постоянные издержки, в крупных городах — большие потери времени на дорогу до него, демотивация квалифицированного и творческого персонала: офис формирует ощущение рутины, скуки, принудиловки.

Может, вы находитесь в плену устаревших ассоциаций, представляющих серьезных бизнесменов исключительно в интерьере дорогих кабинетов? Мир давно поменялся, и возможно, ваш бизнес может обойтись без офиса. Посмотрим, в каких случаях это актуально.

Кому без офиса жить хорошо К областям деятельности, которые можно эффективно вести на дому, относятся почти все творческие и интеллектуальные сферы ? дизайн, программирование, репетиторство, рукоделие, научная работа и т.п. Если вы просто не задумывались, может ли ваше собственное дело развиваться вне офиса, попробуйте сделать это прямо сейчас.

Для начала ответим на вопрос: зачем вообще нужен офис? Вот некоторые из его функций:

– Рабочие места для руководителей и сотрудников

– Место, способ и средство коммуникации персонала – Способ контроля работы персонала – Представительские функции – Место официальной регистрации компании (юридический адрес)

Теперь посмотрим, в каких случаях эти функции офиса можно реализовать без него.

Рабочие места для руководителей и сотрудников не нужны многим мелким компаниям, малочисленный персонал которых может принимать и обрабатывать заказы на дому, интернет-проектам, структурам MLM (сетевой маркетинг).

Но и в крупной компании можно выделить категории персонала, которые могут отсутствовать в офисе хотя бы часть рабочего времени. Например, работающие на выездах агенты, консультанты, тренеры.

Самое читаемое за неделю
Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
Доллар по 100 рублей в 2021 году
Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
35 банков обанкротятся в 2021 году
Новый акциз на газировку, чипсы, пельмени и консервы с 2021 года
700% прибыли при безрисковых вложениях Место, способ и средство коммуникации персонала действительно важнейшая функция офиса. Полностью личных встреч не избежать, однако существенно снизить их число реально: на помощь приходят такие технические средства как телефоны, ICQ, Skype (аудио-видео связь через Интернет), защищенная корпоративная сеть (VPN) и т.д. Они позволяют всему коллективу быть в контакте независимо от физического местоположения. Эффективную систему дистанционного контроля за работой персонала вполне можно наладить, создав мотивацию, нацеливающую сотрудника на результат, наладив систему регулярной отчетности, а также задействовав все вышеописанные средства связи. С точки зрения представительских функций офис важен как место, где вы встречаете своих клиентов и партнеров. Здесь все зависит от деятельности компании, однако во многих случаях встречи на территории клиента или в ресторанах и кафе проходят не менее эффективно. А вот с юридической точки зрения без офиса сложнее: место официальной регистрации компании важно. Нередко налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Так что если вы не индивидуальный предприниматель, в этом отношении без офиса сложно. Однако и здесь не стоит идти на поводу традиционных ограничений: сегодня рынок предлагает компромисс между привычным офисом и экономными вариантами офисного помещения.

Бывает и так

Об альтернативных вариантах офиса мы будет говорить подробнее в отдельных публикациях, пока же стоит просто взять на заметку, какие возможности существуют. Виртуальный офис. Так называют комплекс офисных услуг коллективного пользования, которые включают служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса. Дополнительно часто предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности интернета. Офис напрокат. Появляются компании, предоставляющие и такую услугу: помещение, оргтехника, персонал, офисные услуги ? в выбранном офисном помещении в оговоренное время вы будете чувствовать себя, как в собственном рабочем кабинете. Временно использовать офис удобно для представительских целей, с его помощью также можно решить вопрос юридического адреса компании. Бизнес-инкубатор. идея и основная задача бизнес-инкубатора, которых становится все больше, ? дать возможность людям, не имеющим стартового капитала, начать свое дело. В том числе, и предоставив нежилое помещение на льготных условиях. Проблема в том, что далеко не каждую компанию примут в бизнес-инкубатор: как правило, этой возможностью могут воспользоваться молодые компании, работающие в высокотехнологичной сфере. Федеральные и муниципальные программы. Прежде чем платить бешеные деньги за аренду, стоит поинтересоваться, не действуют ли в вашем городе какие-либо программы, поддерживающие малый бизнес. Возможно, вы можете претендовать на льготы по аренде в рамках таких проектов.

Придирайтесь и не торопитесь!

Если же альтернативные варианты вам не подходят, арендуйте традиционный офис. При этом лучше не спешить, быть разборчивым. Существует немало подводных камней, весьма неожиданных для неопытного съемщика, и снять офис в суете ? значит что-то не предусмотреть, о чем-то забыть. Базовая рекомендация такова: консультируйтесь у юриста и вне зависимости от ваших потребностей и требований к будущему офису, максимально изучите рынок коммерческой недвижимости, прежде чем вступать в договорные отношения с арендодателями или собственниками объектов нежилого фонда. Соберите как можно больше информации о предлагаемом офисном помещении, о районе, в котором оно находится, о его владельце (арендодателе). При изучении потенциального варианта спрашивайте о телефонных линиях, о доступе к интернету, охране, уборке помещений и прилегающих территорий и т.д. Запросите кредитное бюро на предмет негативной финансовой информации об арендодателе ? так вы обезопасите себя от платы денег за аренду завтрашнему банкроту. Обращаться ли в агентства недвижимости? Если в своем опыте в вопросах аренды вы не уверены, помощь риэлтеров будет полезной. Вопрос в том, чтобы не столкнуться с недобросовестными агентами. При выборе агентства обращайте внимание на профиль деятельности (лучше, если оно специализируется на коммерческой недвижимости, а не занимается всем понемногу), на возраст компании. Хорошо, если вам удастся найти клиентов, которые ранее пользовались услугами этого агентства, и выслушать их отзывы. Следует также изучить информацию об агентстве в сети интернет, почитать отзывы и рекомендации на специализированных форумах. При оценке помещения не следуйте слепо за предложением арендодателя. Помните, что на цену влияют много факторов, и некоторые из них могут оказаться в вашу пользу ? укажите на это арендодателю. Учитывайте как можно больше критериев: место расположения помещения, его готовность для заселения, ремонт, состояние административного здания, в котором расположен офис, этаж, наличие коммуникационных сетей, наличие охраны, парковки.

Особое внимание нужно уделять договору аренды офиса ? это необходимый и важнейший этап сделки. Он будет играть приоритетную роль в случае, если разногласия между арендатором и арендодателем придется решать в судебных инстанциях.

В результате невнимательного изучения договора аренды, арендатор может, к примеру, не иметь доступа к части арендованных им площадей, либо ему придется согласовывать с арендодателем каждое, даже самое незначительное, свое действие.

Низкая цена аренды офиса может обернуться тем, что в нее не включена стоимость охраны, проведения коммуникаций, парковка и пр. Кроме того, всегда существует риск взять офис в аренду у фиктивной фирмы или подставного лица.
После того, как договор аренды подписан, вам необходимо зарегистрировать его в исполнительных органах местной власти. Однако краткосрочный (на срок до 1 года) прямой договор аренды офиса (между собственником нежилого помещения и клиентом) не требует обязательной государственной регистрации, расходы по нему относятся клиентом в затратные счета и входят в себестоимость (разумеется, речь идет о суммах, проходящих по официальному договору аренды офиса).

Будьте внимательны при заключении договора субаренды нежилого помещения ? в этом случает необходимо документально зафиксировать согласие собственника помещения.

При этом в договоре на краткий срок (до 1 года), в случае, если хозяином (собственником) помещения, сдаваемого в поднаём, является любое юридическое или физическое лицо, кроме Госкомимущества, достаточно визы собственника с подписью и печатью в правом верхнем углу договора: «НЕ ВОЗРАЖАЮ», «РАЗРЕШАЮ» , или «СОГЛАСОВАНО».

Договоры на аренду (субаренду) помещений, принадлежащих Госкомимущества или являющихся объектами федеральной собственности, вне зависимости от срока договора подлежат обязательной государственной регистрации.

Также обязательно нужно регистрировать в соответствующих инстанциях все долгосрочные (от 1 года и более сроком) договора аренды вне зависимости от формы собственности на объект.

Помните, что договор субаренды, оформленный без получения отметки согласования с собственником при краткосрочном договоре, или оформленный без соответствующей госрегистрации договора субаренды на длительный срок, является недействительным и может рассматриваться только как договор о совместной деятельности.

Расходы по оплате счетов по такому договору не могут быть зачислены на затратные счета и отнесены на себестоимость, по такому договору нельзя получить лицензию, оформить рекламную вывеску и т.д. Чтобы избежать ошибок и неточностей при заключении договора, не полагайтесь на бланки типового договора аренды нежилого помещения, которые вы в изобилии найдете в интернете. Типовой бланк ? основа, но максимальную уверенность в правильности ваших действий даст обращение за содействием к юристу, осуществляющему деятельность в сфере недвижимости.

Назад | | Вверх

Источник: https://center-yf.ru/data/ip/Nuzhen-li-ofis.php

Офис, нам надо поговорить: Рабочие пространства становятся не только гибкими, но и умными

Зачем нужен офис

Офисные пространства в развитых странах первыми сделали шаг в сторону гибкости и мобильности. В России такой тренд возник сравнительно недавно – около 15 лет назад. Однако уже можно сделать первые выводы и определить перспективы развития рабочих пространств.

Компания FORT Project проанализировала тенденции в строительстве и дизайне офисов, построенных за последние два года, рассмотрев свыше 200 столичных офисов российских и международных компаний в сегментах IT, коммуникации, банки, торговля, консалтинг, производство, промышленность, медиа и фармацевтика, а также изучив международные тенденции.

Сколько стоит гибкий офис и зачем он вам нужен

Стоимость создания офиса составляет 35-100 тыс. рублей за квадратный метр, то есть в среднем по Москве – около 50 тыс. руб. Если же речь идет о реконструкции существующего офисного пространства, требуется более индивидуальный подход, и бюджет для каждого кейса зависит от масштаба работ.

Среди причин для строительства нового офиса или обновления действующего рабочего пространства компании все чаще называют необходимость повысить лояльность сотрудников и эффективность офисной работы. Кабинетная система изолирует сотрудников от руководства, работники не чувствуют себя вовлеченными в жизнь компании и легко меняют место работы, а компания теряет ценных сотрудников.

Опенспейсы и гибкие офисы стирают границы между начальниками и подчиненными, помогают сотрудникам чувствовать себя частью общего целого.

Но инвестиции в интерьер приносят подобную отдачу, только если на этапе подготовки проекта ремонта компания анализирует, какие офисные опции востребованы, оценивает опыт других компаний, выясняет, чего на самом деле хотят работники. В противном случае, велик риск поддаться обаянию краткосрочных интерьерных трендов и потратить деньги впустую.

На этом этапе самое сложное – объяснить клиенту, что создание гибкого офиса – процесс небыстрый, но при правильном подходе выгодный и для компании-арендатора, и для сотрудников.

С чего начать

Первый этап создания эффективного офисного пространства – проведение исследования. Оно необходимо для того, чтобы точно оценить потребности компании. Далеко не всем в офисе нужен настольный футбол, фитостены и зоны для медитаций.

В ходе исследования собирается и анализируется максимальный объем данных как с помощью живого общения, так и с помощью применения современных технологий.

Специалисты беседуют с менеджерами, отделами, организуют фокус-группы, прислушиваются к мнению каждого сотрудника – каких опций им не хватает, как они представляют комфортный офис.

Различные сенсоры помогают определить, насколько эффективно используется каждое рабочее пространство и почему, каких опций не хватает сотрудникам. В результате эта информация помогает оптимизировать «квадратные метры» в новом офисе.

Его общая площадь может быть в два раза меньше старого, но при этом сотрудники будут чувствовать себя комфортно. В итоге офис, рассчитанный на 400 рабочих мест, при правильной планировке вместит 700 человек, а аренда обойдется на 20-25% дешевле.

В обычных офисах ежедневно занято около 80% рабочих мест (кто-то в этот день на встречах или переговорах, кто-то – в командировке, в отпуске или на больничном).

При этом стоимость одного рабочего места в Москве может достигать полумиллиона рублей в год.

Гибкие офисы помогают работодателю не переплачивать – в них есть ровно столько рабочих мест, сколько нужно на текущий момент, а затраты на содержание офисного пространства снижаются на 30%.

Для корпораций-гигантов счет идет на миллионы евро. Компания Phillips, использующая «гибкие» принципы в своих офисах по всему миру, утверждает, что экономит около 30 млн евро в год.

Пространство – это инструмент влияния на поведенческие модели людей. Исследование помогает определить специфику каждого отдела, способы коммуникации, потребности. Для каждого отдела готовится индивидуальный сценарий, чтобы обеспечить комфорт всех сотрудников.

Подобное исследование займет порядка 2 месяцев, но в перспективе поможет косвенному возврату вложенных средств за счет снижения арендной ставки (в полтора раза), затрат на каждого сотрудника (в 2 раза), их более эффективной работы и минимальной текучки кадров.

Существует несколько видов комфорта. Если их представить в виде пирамиды, в основании находится физический комфорт – удобная мебель, акустика, личное пространство. Затем идет функциональный комфорт – наличие инструментов и оборудования для работы.

Необходимо учесть потребности людей в пространствах для концентрированной работы, работы в команде, отдыхе, обучении, общении с коллегами, виртуальном общении. И, наконец, психологический комфорт.

У каждого сотрудника своя мобильность и свое представление о психологическом комфорте – кому-то нужны креативные зоны (библиотека, кофе-поинты, мастерские, игровые), кому-то – возможность уединиться для концентрированной работы.

Центральное статистическое бюро Нидерландов (одной из первых стран, начавшей применять «гибкие» стандарты в создании офисов), провело исследование и выяснило, что производительность труда сотрудников «гибких» офисов повышается на 20-40%. Опрошенные руководители компаний утверждают, что переход к новому формату рабочих пространств позволяет сэкономить больше средств, чем сокращение штата.

Строить или реконструировать: цена вопроса

После проведения исследования переходим к следующим этапам: проектированию, дизайну, реализации проекта и вводу в эксплуатацию.

Благодаря грамотному исследованию и постоянному общению и обсуждению идей с будущими новоселами заказчик, как правило, быстро согласует проектную документацию и не вносит правок, либо вносит минимальное количество.

Ошибочно считается, что основные затраты связаны со строительством и проектированием. Отделка и оборудование, работа архитекторов и строителей составляет порядка 30% бюджета.

Стараясь сэкономить на архитекторах и строителях, можно получить некомфортное и некачественное рабочее пространство, которое придется переделывать. На самом деле в проекте переезда экономить можно и нужно на иных статьях. Во-первых, это аренда нового рабочего пространства.

Пока проектируется и строится новый офис, компания вынуждена платить за аренду дважды: за старый офис и за тот, в который планирует переехать. Обычно переезд занимает около 10 месяцев. Стоимость аренды в среднем равнозначна 5-10% стоимости строительства. Даже если сократить этот срок на 1 месяц, это уже ощутимо снизит его стоимость.

Кроме того, проектирование и бюджетирование проекта офисного ремонта нужно проводить одновременно, чтобы выбрать оптимальный вариант решений. Самая затратная статья переезда из одного офиса в другой (около 70% бюджета) – инженерные системы. Их правильное размещение позволяет сэкономить на объеме необходимых материалов и строительстве не в ущерб качеству.

Грамотный генподрядчик создаст качественный продукт по адекватной цене и снизит затраты заказчика.

В некоторых случаях требуется не построить офис «с нуля», а переделать помещение под запросы заказчика. Реконструкция не всегда обходится дешевле, однако затраты можно снизить. В качестве примера рассмотрим офис для компании «Черкизово», реновацией которого занимался Fort Project.

Перед началом работы было проведено исследование существующих инженерных систем. Их потребовалось не демонтировать, а обновить, что, конечно, гораздо дешевле. В результате стоимость работ снизилась с 22 тысяч рублей за квадратный метр до 17 тысяч.

На мебели тоже не стоит экономить. Как правило, в «гибких» офисах используется эргономичная мебель. Ее основные характеристики – безопасность, экологичность, гипоаллергенность, комфортабельность, многофункциональность и мобильность. Такая мебель стоит дороже обычной – например, цена эргономичного стула может варьироваться в диапазоне от 7 до 70 тысяч рублей.

В эту сумму закладывается продолжительный гарантийный срок. Кроме того, такая мебель поможет избежать проблем со здоровьем, таких как ухудшение зрения, головные боли и боли в спине, с которыми обычно сталкиваются люди, занятые офисной работой.

Использование такой мебели выгодно работодателю – она снижает утомляемость, обеспечивает максимальный комфорт и, как следствие, повышает эффективность сотрудников.

Офис, нам надо поговорить

Грамотный подход к созданию качественного рабочего пространства в России и за рубежом схож: на первом этапе проводится исследование, сбор информации за счет живого общения, воркшопов и применения сенсорного оборудования. Эта информация анализируется, и только после этого начинается собственно проектирование.

Однако страны, в которых идея agile-офисов возникла на 10-15 лет раньше, чем в России, делают рабочие пространства не только гибкими, но и умными. Для этого используются и разрабатываются передовые цифровые технологии.

После ввода офиса в эксплуатацию сенсорный мониторинг не прекращается. Специалисты собирают информацию о том, как люди ведут себя в течение дня, какие пространства используются эффективно, а какие нет.

На основе этой информации с помощью веб-технологий создаются тепловые карты (heat maps), на которых с помощью разных цветов отображается активность и эффективность той или иной части офиса.

Например, если одна из переговорных букируется значительно реже, чем остальные, проводится опрос сотрудников для выяснения причин такого неэффективного использования. Недостатки (плохая звукоизоляция, отсутствие экрана для презентаций, устройств для подзарядки и т. д.) оперативно устраняются.

Ультрасовременный офис должен уметь «разговаривать» с сотрудниками. Для этих целей крупные международные провайдеры интерьерных решений разрабатывают и внедряют специализированное программное обеспечение.

Для менеджеров по оборудованию создан специальный софт, который, при найме новых сотрудников, «рассказывает», где есть свободное место, какого оборудования в нем не хватает и где его взять.

В будущем то же ПО будет содержать информацию о каждом предмете мебели и оборудования («возраст», принципы работы и правила использования).

Бронирование переговорных с помощью смартфонов и планшетов не ново. Еще одна тенденция – обеспечение их максимальной эффективности. К примеру, если сотрудник, забронировавший помещение, не появляется в течение 15 минут, индикатор над входом меняет цвет с красного на зеленый – переговорная свободна.

Однако если сотрудник задерживается, но не хочет отменять совещание, он может удаленно с помощью того же смартфона продлить бронь на нужное время. Такое программное обеспечение приобретает и другие функции: заказ ланча, кейтеринга и даже возможность «общаться» с рабочими пространствами.

Например, попросить снизить температуру в переговорной для более комфортного проведения совещания или подобрать помещение с подходящим оборудованием для видео-конференций.

В гибких и умных офисах мобильно все, даже дизайн. Компании развиваются и меняются: вчера их брэнд и ценности наиболее точно отражал индустриальный дизайн, а завтра появится необходимость сделать его более нейтральным. Для этого разрабатывается и тестируется технология, которая поможет менять характер офиса «в один клик».

Некоторые компании идут еще дальше – перед введением офиса в эксплуатацию проводятся репетиции, которые помогают оценить результат работ и выявить недостатки, или тестируют предлагаемые решения на собственных сотрудниках и, таким образом, демонстрируют заказчику эффективность этих решений.

Кто такой FAANG

Как известно, пионерами в использовании «гибких» офисов стали крупнейшие хай-тек компании. FAANG – аббревиатура из первых букв названий самых успешных из них: , Apple, Amazon, Netflix и Google.

Именно они задают стандарты создания бизнес-среды.

Эти бизнес-гиганты, как и их офисы, давно стали символами успеха, поэтому на них равняются и стараются следовать выработанными ими принципам создания «гибких» рабочих пространств компании во всем мире.

Немного статистики: нам есть куда расти

Несмотря на позитивную динамику развития офисных пространств в Москве, многие компании все еще воспринимают идею «гибкого» офиса с осторожностью.

Чаще всего заказы поступают от иностранных компаний или предприятий западного плана. Местные компании нередко считают, что, если модно, значит дорого и бессмысленно.

Кроме того, топ-менеджеры российских бизнесов привыкли к определенному укладу и боятся, что в опенспейсах окажутся на виду у всех остальных и лишатся личного пространства.

С другой стороны, кабинетная система формирования офисных пространств (начальник отдельно, сотрудники отдельно) обеспечивает субординацию.

Наиболее распространенным типом организации рабочих пространств за последние два года стала смешанная планировка, в которой присутствуют как классические кабинеты, так и open space.

При этом общая площадь открытых пространств зачастую доходит до 95%, 5% исследуемых офисов полностью отказались от кабинетной работы и меньше пятой части имеют какое-либо количество незакрепленных рабочих мест и не включают в себя классические кабинеты для руководства.

Особые тренды также отмечены в организации зон для переговоров. Так, переговорные-трансформеры используют всего 15% компаний, а 12% офисов предлагают своим сотрудникам collaboration-zones и зоны для совместной креативной работы. Всего 10% исследованных компаний располагают переговорными с дополнительными функциями – «переговорная-бар», «переговорная-шоурум» и другие.

В организации пространств для отдыха сотрудников и мест приема пищи также преобладают практичные, а не креативные решения. Подавляющее большинство компаний предлагает в качестве места для отдыха классические мягкие зоны – группы кресел, пуфов с диванами, и только 10% – нестандартные зоны отдыха и творчества, в частности, гитарные комнаты, библиотеки, галереи и творческие мастерские.

С другой стороны, российские компании много внимания уделяют здоровью и спортивной форме своих работников: спортивные интересы сотрудников готовы удовлетворить 32% компаний, из которых 10%, кроме активных занятий, предлагают также релакс-зоны в виде штатных массажных кабинетов и SPA.

В большинстве проанализированных офисных пространств применяются специальные акустические решения – потолочные панели, панно, перегородки и мебель с акустическими покрытиями. При этом, только 7% исследованных офисов включают в свою структуру акустические кабины и зоны для конференц–коллов.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d52bdfde6cb9b00ae22a0d1/ofis-nam-nado-pogovorit-rabochie-prostranstva-stanoviatsia-ne-tolko-gibkimi-no-i-umnymi-5d56b0af5d636200acbd9c3f

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.