Что нужно для офиса

Содержание

10 советов, как создать идеальный офис

Что нужно для офиса

Есть много способов превратить офис из унылого и недружелюбного места в современное и комфортное пространство. Сотрудникам это даст возможность и стимул работать эффективней, а вам — сэкономить средства и добиться лучших результатов.

1. Долой карточки доступа

Офис начинается даже не с вешалки, а с входной двери, которую нужно как-то открыть. Ключи и карточки доступа — вчерашний день. Их теряют, ломают, забывают на рабочем месте.

Любую ключ-карту можно украсть и получить доступ к офису.

Хорошее решение — сделать вход по отпечатку пальцев. На рынке смартфонов устройства со сканером отпечатков пальцев уже давно стали нормой, почему бы не перенести эту простую и полезную функцию в ваш офис?

Это удобно для сотрудников и экономит их время и нервы (в конце концов, шансы забыть палец дома крайне малы). Кроме того, сканер отпечатков на входе в офис сократит траты на печать, прошивку и администрирование доступа бесконечного количества карт.

2. Не покупайте кофемашину

Кофе пьют все или почти все сотрудники. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.

Отбирать такую возможность не стоит, но можно сократить расходы фирмы. Например, вместо покупки кофемашины, её можно брать в аренду. Многие компании не берут плату за аренду, если поставляют вам зёрна.

Это удобно ещё и тем, что, если машина сломается, не нужно тратиться на её ремонт. Новую привезут намного быстрее, чем успеют отремонтировать старую. В случае роста коллектива можно будет сменить кофемашину на более производительную. А платить будете только за зёрна.

3. Установите хорошее МФУ

Ricoh C260SFNw

Копировальная машина, принтер, сканер и факс, некогда занимавшие огромное пространство, давно помещаются в одно компактное МФУ (многофункциональное устройство). Оно скромно стоит в доступном для всех месте и тихо выполняет свою работу.

Выбирайте хорошее МФУ, которое не будет тормозить работу офиса и не сломается в первый месяц. Главное, чтобы невысокая цена устройства сочеталась с надёжностью и производительностью (особенно если сотрудники печатают действительно много).

Например, модель с цветной лазерной печатью Ricoh C260SFNw. Устройство умеет копировать документы в цвете и сканировать с двух сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.

Эта модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.

Пробегающий мимо сотрудник легко может распечатать договор или дизайн-макет, который он только что получил в Telegram, внести правки, отсканировать и отправить документ на смартфон. Вся процедура займёт пару минут.

Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимами эффективности, так что к этому просто нужно привыкнуть. С помощью этих технологий легко печатать со смартфона или планшета без использования компьютера.

Ricoh C260SFNw можно поставить вплотную к стене или в любую нишу. Фронтальный доступ даст возможность работать с ним в офисах, где мало места для размещения техники.

Выбирая МФУ, обращайте внимание на его характеристики. В современном офисе цветное печатное устройство с подобными функциями не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени.

4. Определите чёткий режим работы

Установите чёткий режим работы офиса. Сотрудники, работающие во внеурочное время, становятся менее эффективными. Если вчера они сидели в офисе до 10 вечера, то на следующий день вряд ли смогут показать хорошую работоспособность и принесут намного меньше пользы, чем их выспавшиеся и отдохнувшие коллеги.

Кроме того, чёткий режим работы позволяет экономить на электричестве и расходных материалах.

Вывод: после 6–7 вечера офис должен оставаться пустым и тёмным. В Японии, например, существуют даже специальные работники, в обязанности которых входит отправка по домам засидевшихся трудоголиков.

5. Отделите интровертов от экстравертов

Open space в чистом виде считается таким же малоэффективным решением, как и старые боксы-клетки для сотрудников.

Обдумывая планировку офиса, стоит учитывать индивидуальные особенности подчинённых. Например, мягко отделять интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.

Исследования показывают, что приглушённый свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать гораздо продуктивнее.

Учитывая, что среди интровертов попадаются гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.

6. Возможность отвлечься от работы

Офис, в котором приятно находиться, повышает эффективность и лояльность сотрудников. Продумайте места для отдыха: можете сделать игровую комнату с приставкой, столом для пинг-понга и прочими развлечениями.

Это не мешает работе, а позволяет отвлечься и расслабиться, чтобы потом снова приступить к обязанностям. Невозможно в течение 8-часового рабочего дня целый день сидеть за компьютером: продуктивность падает, работа останавливается. Поэтому нужно делать перерывы.

7. Фрукты вместо печенек

Привлекать сотрудников обещанием печенек уже не модно. Об их здоровье нужно заботиться, даже если им самим это кажется некритичным.

Самый простой пример — запас еды на общей кухне. Если решили обеспечить сотрудников лёгкими закусками, пусть это будут фрукты, орехи или полезные злаковые батончики, а не печенье или конфеты. Не все догадываются захватить с собой из дома яблоко или мандарин, хотя витамины организму нужны намного больше, чем сахар.

8. Не используйте флипчарты

Флипчарты — это уже даже не вчерашний день. Давайте оставим размахивания фломастерами перед магнитной доской героям «Безумцев» и сделаем шаг вперёд.

Обычная chalkboard-стена в переговорной комнате вообще не занимает места (она же стена), требует меньше расходников и меньше вредит экологии.

Все знают, сколько листов бумаги может извести экспрессивный менеджер в попытках донести идею до клиентов. Интерактивные панели для коворкинга, конечно, ещё эффективнее, но и стоить будут намного дороже.

9. Бухгалтерию — на аутсорсинг

Если говорить о небольшом бизнесе, бухгалтерию можно смело отдавать в руки аутсорсинговых компаний или служб. Сервисы вроде «Кнопки» или «Моего дела» быстро работают и эффективно вписываются в структуру современного офиса.

У многих служб есть собственные приложения или хотя бы веб-интерфейс, что тоже ближе офису XXI века, чем уткнувшийся в бесконечные стопки бумаг суровый бухгалтер.

Ничто не мешает передать на аутсорсинг и другие задачи: начиная с работы айтишников и заканчивая, например, юридической поддержкой. Есть гарантии и система отзывов, по ним можно подобрать хорошего специалиста. Немаловажно и то, что это обойдётся дешевле собственных сотрудников в штате.

10. Правильно выбирайте технику

Невозможно работать быстро и эффективно, если рабочий ПК постоянно глючит или тормозит. Поэтому выбирайте хорошую технику для офиса.

Например, если у вас нет чётко закреплённых за сотрудниками рабочих станций, проще купить моноблоки или мониторы с док-станциями вроде Philips B Line, к которым любой может подключить свой ноутбук. Так у сотрудника будет постоянный доступ к его информации, офисной сети и «нормальным» клавиатуре, мыши и монитору.

Для выездных сотрудников рабочие ноутбуки намного предпочтительнее стационарных ПК, за которыми они проводят минимум времени. Поэтому не стоит платить дважды.

Источник: https://Lifehacker.ru/idealnyj-ofis/

10 «ништяков», которые повышают продуктивность работы в офисе | Rusbase

Что нужно для офиса

Современный климат-контроль поддерживает выбранную температуру с точностью до градуса, увлажняет и вентилирует воздух. Важность этой техники доказали ученые Гарвардского университета. Их исследования продемонстрировали прямую связь качества воздуха и эффективности труда человека.

В «свежих» помещениях люди работают на 61% лучше.

2. Правильное освещение

Польза естественного дневного света для помещения подтверждена исследованием компании Solar Energy and Building Physics Laboratory.

Результаты показали, что дневной свет позволяет сотрудникам ощущать себя бодро на протяжении всего дня, создавая хорошие условия для работы, при этом не утомляя глаза.

Там же, где преобладает искусственное освещение, люди чувствуют себя вяло и сонливо. Например, в нашем офисе есть множество больших окон, на каждом из которых есть жалюзи, на случай яркого солнца.

В офисе ECommPay света много не бывает

3. «Тихие» места

Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования, в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек. Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.

Испытуемые, пробывшие в шуме, практически сразу сдавались. Их коллеги, которым посчастливилось сидеть в тишине, прилагали больше усилий, чтобы решить задачи.

Планировка рабочего пространства далеко не всегда позволяет найти спокойный уголок особенно если у вас open space. Задача решается следующим образом: в помещении размещаются звукоизоляционные кабины, предназначенные для индивидуальных дистанционных переговоров. Если площадь позволяет, создавайте целую комнату «тишины».

В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.

Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay

«Тихая» комната, офис ECommPay

4. Спорт и здоровье

О вреде сидячего образа жизни пишут много. Проведено множество исследований, доказывающих, что работа с минимальным движением наносит урон физическому и психологическому состоянию человека.

Об этом говорят и ученые Лестерского и Лафборовского университетов Великобритании, напоминая, что мы должны двигаться, тренироваться, заниматься спортом, чтобы кровь лучше циркулировала, кости, суставы и мышцы были крепкими и здоровыми, а мозг был готов решать разноплановые задачи.

Чтобы поддерживать в сотрудниках здоровый дух, в здоровом теле, в офисе следует создать спортивный зал, с необходимым инвентарем для силовых и кардиотренировок.

Зона спорта и здоровья в офисе ECommPay

5. Социальные зоны

Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.

Базируясь на этих выводах, в организации ввели неформальные перерывы для общения, после чего продуктивность сотрудников банка увеличилась на 10%.

Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.

Офис Skype – не только для работы

Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.

6. Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться. Еще очень важно наличие растений.

Исследования ученых из университета Кардифа показали, что наличие растений в офисе повышает продуктивность на 15%, а также снижают стресс и напряжение.

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

«Живые» стены офиса «Яндекс»

«Ожившие» стены офиса ECommPay

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.

7. Полезные вкусности

Болезнь многих компаний, особенно крупных, где день рождения случаются чуть ли ни каждую неделю, в том, что на кухне всегда есть вкусняшки.

Чтобы установить равновесие между полезной и вредной пищей, следует покупать для сотрудников фрукты и овощи. Исследователи из University of Otago доказали позитивное влияние таких продуктов не только на настроение и самочувствие, но и на продуктивность. Не стоит забывать и о пользе для организма. Здоровый работник – хороший работник.

8. Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Исследователи лондонской Школы гигиены и тропической медицины установили, что кофеин улучшает память и способность концентрироваться, сокращает количество ошибок, совершаемых сотрудниками.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

9. Книги

Чтение способствует креативности, улучшает концентрацию и снижает стресс, еще это лишний повод поговорить. Чтобы одобрять и поддерживать в сотрудниках желание читать, создайте корпоративную библиотеку. Совсем хорошо, если любой из членов команды сможет заказывать книги, когда в ассортименте не находится подходящей.

Библиотека в офисе американской компании Tolleson

В нашей компании литературные труды разбросаны по полкам всего офиса. Чтобы посмотреть, где что лежит необходимо зайти в электронную базу.

10. Бутылка для воды

Потребление воды улучшает работоспособность мозга. Недостаток этой жидкости негативно сказывается на способности человека решать задачи.

Чтобы сделать воду максимально доступной для сотрудников каждому из них можно выделить спортивную бутылку с корпоративной символикой.

Казалось бы, простое решение, но мы заметили, что с приобретением этой емкости для каждого сослуживца, потребление воды в офисе увеличилось.

Welcome pack для новых сотрудников ECommPay

Что ещё…

Наверное, еще можно выделить мотивирующие слоганы. Это плюс к хорошей атмосфере. В нашей компании они есть на всех поверхностях, на которых можно писать без вандализма. Это стены, кружки, наклейки, блокноты и другая промопродукция.

Отдельные слоганы помещены в рамочку и развешаны на стенах. «Do what is Right» (Делай то, что правильно), или «If you can dream it, you can achieve it» (Ты можешь воплотить в жизнь то, о чем мечтаешь). Это мотивирует и создает позитивную атмосферу без особых финансовых вложений.

Стены офиса ECommPay, которые можно «читать», когда нужно вдохновиться

В этом перечне способов повышения продуктивности есть менее и более затратные варианты. Начать можно с простого, а когда результат от этого появится, переходить к методам посложнее и подороже. Проверено – работает!

Материалы по теме:

Чему я научилась, прочитав больше 300 книг за семь лет

Путин приехал в «Яндекс». Вот что говорят об этом в соцсетях

10 лайфхаков для тех, кому нужно выдать свежую идею (а не получается)

Как бедные американские пенсионеры подрабатывают на складах Amazon

«Telegram платит 80$ за один стикер». Можно ли на этом заработать?

Источник: https://rb.ru/opinion/nishtyaki-v-ofise/

Что должно быть в современном офисе

Что нужно для офиса

Как должен выглядеть современный офис и чем быть оснащен? Ответ сам по себе простой – в нем должно быть комфортно сотруднику, который находится на рабочем месте в течение 8 часов: свежо, светло, удобно, просторно и неголодно. Вспоминая конторы прошлых лет, им вряд ли можно дать такую характеристику.

Как правило, душные кабинеты, загроможденные столами с неудобными стульями, шкафы с пыльными картонными папками-скоросшивателями, несмолкающий стук печатных машинок, раздражающий глаза свет ламп дневного освещения. К счастью, все это уже в прошлом, но жизнь не стоит на месте и мы к ней предъявляем самые высокие требования.

Тем более, что в офисах мы проводим большую часть своей жизни, поэтому на рабочем месте хочется чувствовать себя гармонично.

Хороший руководитель по-хозяйски обустроит рабочее место своих сотрудников, заботясь о комфорте и не жалея на это средств. Сегодня почти каждый офис индивидуален, так как имеет свой стиль.

Выбирая определенный стиль, к нему подбирается мебель и аксессуары – это здорово, ведь эстетическое восприятие окружающего мира влияет на наше общее самочувствие.

Кроме того, существуют нормы и требования охраны труда – это должно соблюдаться в обязательном порядке.

Офисная мебель

Итак, начнем с освещения. Наличие больших окон – это уже большое дело в данном вопросе. В офисе используются современные осветительные приборы, как общего освещения, так и индивидуального, отвечающие всем последним тенденциям и подходящие по стилю.

Офисная мебель – это наиболее важная тема. Рабочие столы и кресла должны быть максимально комфортными из материалов, отвечающих санитарным нормам. Они не должны притягивать пыль, важно, чтобы за ними было легко ухаживать.

Мебель должна быть конструктивной и многофункциональной. Чтобы на рабочем столе хватало места для необходимой компьютерной и оргтехники, плюс оставалось место для бумаготворчества.

А избавиться от лишних бумаг на время выполнения других задач в ходе рабочего процесса помогут вместительные шуфлядки, встроенные в стол.

Кресла и стулья – это то, что в первую очередь, влияет на наше самочувствие. Если провести день в неудобном положении, то на завтра вряд ли захочется с радостью возвращаться в офис. Даже если мозг подаст сигнал о необходимости идти на работу, уставшее тело будет сопротивляться.

Кресла, оснащенные удобными, физиологически просчитанными вставками и валиками, которые помогут в течение рабочего дня телу расслабиться, возвращая его в тонус.

Кроме того, регулируемые по высоте сидения и выбор угла наклона спинки и подлокотники позволят сохранять правильное положение тела во время работы.

Кстати, кроме столов и стульев в офисах используются книжные шкафы, сейфы, полки, картотеки. Это важные детали, к выбору которых умный руководитель подойдет с полной ответственностью. Где и как будут храниться важные бумаги и документы – очень важный момент.

Шкафы из современных материалов приятного цвета не будут нагромождать кабинет, напротив придадут ему завершенный вид. Выбор оных, конечно, зависит от финансовых возможностей компании.

Это может быть мебель из натурального дерева, а может быть из более дешевых материалов, но не менее экологичных.

Не обойтись в офисе и без сейфа: всегда найдутся бумаги особой важности, которые необходимо сохранить в целости и невредимости. Сейфы большие и маленькие, – тут уж на выбор шефа компании и его главбуха.

Компьютеры и оргтехника

Кто-то еще помнит конторы, где самыми главными техническими машинами были печатная машинка и калькулятор.

Прогресс движется с невероятной скоростью: современные офисы оснащены самыми последними техническими новинками.

Никак не обойтись без компьютеров с хорошим и надежным ПО, с дополнительными комплектующими к ним: мониторами, клавиатурой, мышками, веб-камерами. Также широко используются в офисах ноутбуки.

И уж, конечно же, не обойтись без офисной техники, такой как принтеры, копиры и сканеры, телефоны проводные и беспроводные, факсы и IP телефоны.

Аксессуары и носители информации – это то, без чего никак не обойтись в современном офисе. Множество карт памяти различного объема, «флешки», карт-ридеры, CD и DVD диски и прочие носители информации, на которых возможно сохранить много важного.

Кроме того, всевозможные канцелярские принадлежности, которые приобретаются по мере их использования.

Приятные дополнения и другие «плюшки»

Офисным сотрудникам чаще всего приходится находиться на работе стандартный рабочий день – 8 часов. Офис – это, как правило, помещение, где бок о бок работает несколько человек.

Естественно, в зависимости от сезона, в нем может быть прохладно зимой и душно летом, поэтому заботливый работодатель позаботится о здоровье своего коллектива и установит кондиционер, благодаря которому в конторе будет поддерживаться приятный климат.

Климат климатом, но работники – живые существа, которые не прочь подкрепиться в течение дня: здесь важно, чтобы в офисе был оборудован так называемый кофе-поинт, оснащенный добротной бытовой техникой: кофемашиной, электрочайником, бойлером, микроволновой печкой и одноразовой посудой.

Хорошо, когда, почувствовав усталость, можно пойти с коллегой, присесть в укромном месте и выпить чашечку ароматного кофе.

В общем, атмосфера и климат в современном офисе напрямую зависит от его обустройства, ведь, по количеству проведенного на работе времени он становится в прямом смысле слова вторым домом. Любой дом должен быть уютным и иметь все необходимое для комфортного проживания в нем.

И вовсе не обязательно выкладывать большие суммы на дорогостоящую мебель, оборудование и технику. Ведь если все хорошо продумать и спланировать, то можно обойтись вполне бюджетным вариантом.

Поверьте, он мало чем будет отличаться от «премиум», что никоим образом не отразится на престиже компании. 

Источник: https://kanst.ru/articles/chto-doljno-bit-v-sovremennom-ofise

Минимум на офис: необходимые предметы на месяц

Что нужно для офиса

Офис — это живой механизм, которому постоянно необходима “подпитка” в виде бумаги для принтера, всевозможных ручек, стикеров, папок и степлеров, кофе и воды и пр. Но как понять и посчитать сколько, чего и когда нужно заказывать, чтобы нормальная работа офиса не остановилась?

Рассказываем, какой необходимый минимум принадлежностей должен быть, чтобы все сотрудники остались довольны.

Канцтовары — заказываем нужные

Без канцтоваров и бумажных принадлежностей трудно представить нормальную работу любого офиса. Каждая компания обеспечивает своих сотрудников необходимыми для работы предметами: ручками, блокнотами, степлерами и скрепками, папками, бумагой для принтера.

Правильно укомплектованный рабочий стол сотрудника играет роль в качестве выполняемой работы. Если пишущая ручка всегда под рукой — не надо тратить время на поиск, чем подписать важный документ.

Если для каждого документа есть своя папка — найти его не составит труда.

Ну а когда в принтере всегда есть бумага и краска — составлять договора, печать и ксерокопировать важные документы быстро и легко.

Канцтовары — это незаменимые в работе любого офиса предметы. Они всегда должны быть в наличии.

Что нужно заказывать: важные и второстепенные канцтовары

Среди канцелярских товаров нужных для офиса можно выделить важные, без которых работа в офисе “встанет”, и второстепенные принадлежности, которые не так уж необходимы, но делают выполнение работы более комфортным.

Важные: шариковые ручки синего цвета, маркеры для досок (если, конечно, есть таковые в офисе), текстовыделители, бумага для принтера, папки-регистраторы, файлы, скрепки, степлеры и скобы к ним, калькулятор, стикеры, блокноты, лотки и подставки под документы, корректор, клей-карандаш, ножницы, скотч, дырокол, штемпельная подушка и пр.

Второстепенные товары: органайзеры с дополнительными функциями (например, с функцией усиления звука для смартфона), календари, цветная бумага, разноцветные магниты и так далее.

Многие из этих товаров заказывают один раз в несколько месяцев, а некоторые (папки и лотки для бумаг, дырокол,органайзер, степлер,калькулятор и пр.) могут служить чуть ли не вечно.

Но самые востребованные и часто исчезающие из офисных запасов — это бумага для принтера, ручки, стикеры и скобы к степлеру, файлы для документов.

Сколько нужно заказывать канцелярии

Чтобы сотрудники не остались без нужной канцелярии, рекомендуется заказывать слегка с запасом все товары. Конечно, если бюджет вам позволяет, хотя это довольно выгодная практика. Итак, как посчитать?

Канцтовары закупаются, исходя из количества сотрудников. Посчитайте, сколько в штате всего людей.

  • Стандартной шариковой ручки в среднем хватает на месяц. У каждого сотрудника должно быть по 2 ручки. Хотя сейчас не так много пишут на бумаге, потому не всегда стоит заказывать ручки по количеству человек.
  • Блок для записей — в стандартном блоке около 250 листов. Его хватает на месяц-два, в зависимости от потребления. У некоторых работников могут годами лежать, так и неиспользованными.
  • Бумага для принтера. В одной упаковке 500 л. Предположим, что один сотрудник в день печатает по 3-5 листов. Получается в месяц на одного сотрудника надо 60-100 листов, почти ⅕ от пачки бумаги. Если у вас 30 сотрудников, то в месяц потребуется около 4-6 пачек. При этом практически в любой компании есть отделы, которые вовсе не нуждаются в ежедневном распечатывании документов, например, отдел разработки, seo-специалисты или дизайнеры. Стоит учитывать это при заказе. Если у вас большой отдел разработки, то бумаги, соответственно, будет уходить меньше. Если большой отдел продаж и кадров, то тут может и 10 пачек бумаги мало будет.
  • Файлы для документов. В упаковке находится 100 шт. Рассчитывайте необходимое количество, опираясь на активность документооборота вашей компании. Иногда для штата из 30 человек требуется ежемесячно 3-4 упаковки файлов. В среднем достаточно 1-2.
  • Скобы для степлера. В одной коробке содержится 1000 шт. Каждый степлер имеет специальный номер, на основании этого к нему подбираются скобы по размеру. Стандартные скобы для канцелярского степлера имеют размер 10, 24/6-8. При постоянном использовании степлера достаточно иметь в офисе 3 коробки скоб на офис из 30 человек.
  • Картридж. В зависимости от типа принтера картридж может служить пару месяцев или полгода. Некоторые картриджи имеют ресурс барабана 4000 листов, соответственно, если у вас такая модель и сотрудники часто пользуются принтером, то придется раз в месяц-полтора заменять картридж.

Итог — минимум канцтоваров на офис (30 чел)

  • Шариковые ручки — 20-30 шт.
  • Блоки для записей — 30 шт. изначально, далее количество может быть меньше
  • Бумага для принтера — 7-10 пачек при частом использовании, 3-5 — при среднем и малом.
  • Файлы для документов — 1-2 упаковки.
  • Скобы для степлера — 3 коробки.
  • Картридж — 1 шт.

Офисная кухня — все для радости сотрудников

В каждом офисе есть маленькая кухонька, этакое место отдыха для сотрудников. Там можно обсудить с коллегами последние новости за чашечкой чая или кофе, выпить воды и просто расслабиться. Кухня в офисе — это такое же необходимое место, как и рабочий стол. Потому, на офисной кухне должны быть всегда в наличии чистая вода, чай/кофе, стаканчики, посуда, кофемашина.

Кофемашина в офисе — уже не роскошь, это обыденность, особенно с появлением услуги «аренда кофемашин бесплатно» практически каждый офис обзавелся ими.

Кофе в офисе положительно влияет на рабочую атмосферу: за чашечкой кофе можно обсудить рабочие вопросы, провести совещания или рабочую встречу, — это создает менее формальную обстановку, люди расслабляются и более свободно высказывают свои идеи.

Отсутствие кофе/воды может вызвать недовольства коллег, особенно с утра. Раздражительность и плохое настроение, безусловно, скажутся на рабочем процессе. Потому важно, чтобы такие необходимые предметы как вода, кофе и чай, одноразовые стаканчики (если вы пользуетесь ими) не заканчивались.

Сколько нужно заказывать

  • Вода. Бутилированная вода стала таким же незаменимым атрибутом офиса, как и канцтовары. Часто в офисах случается, что вода закончилась, а новую партию ждать приходиться как минимум день. Чтобы избежать таких ситуаций и недовольства коллег как следствие, стоит заранее заказывать нужное количество бутылей. Как только вы видите, что осталась одна целая, запечатанная бутыль воды — заказывайте новые. В среднем на 30 человек в месяц уходит 5 бутылей воды по 19 литров.
  • Кофе. Каждый сотрудник выпивает около 2-х чашек кофе в день, в месяц это получается около 40-45 чашек. 1 кг зернового кофе хватает примерно на 100 чашек. Если посчитать, то на офис из 30 сотрудников в среднем надо 7-8 кг кофе. Выгоднее, покупать сразу несколько упаковок кофе. Многие поставщики и интернет-магазины делают скидки на оптовый заказ.
  • Чай. Пакетированный чай пользуется спросом на рабочих местах. Его не нужно заваривать в чайнике, можно выбрать любой вкус и тип (черный, зеленый, белый). В стандартной упаковке чая содержится 25 пакетиков. Если учесть, что каждый сотрудник в среднем выпивает по 2-3 кружки чая в день, то в месяц на офис из 30 человек нужно 50-52 упаковки чая по 25 пакетиков.
  • Одноразовые стаканчики. Обычные кружки в офисе часто заменяют одноразовыми стаканчиками. В упаковке содержится 50 стаканчиков. Считать расход также: один сотрудник выпивает в день 3-4 чашки. Так, получается в месяц расходуется 36-40 упаковок одноразовых стаканчиков.

Итог — минимум на офис на кухню (30 чел)

  • Вода — 5-6 бутылей по 19 л.
  • Кофе — 7-8 кг
  • Чай — 50-52 упаковки
  • Одноразовые стаканчики — 36-40 пачек.

Не забывайте пополнять офисные запасы канцтоваров, воды, кофе и чая для бесперебойной работы. Коллеги и начальник за это скажут вам спасибо.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/minimum-na-ofis-neobhodimye-predmety-na-mesiac-5c3debb47cfae500aa85e166

Каким должен быть комфортный офис для работы

Что нужно для офиса

Офис является визитной карточкой любого предприятия. Комфортный офис отражает финансовое благополучие компании, демонстрирует посетителям определённый уровень.

Первое впечатление играет немаловажную роль в принятии решения о сотрудничестве, поэтому сочетание удобства и эстетичности офиса вполне можно считать одним из инструментов достижения успеха в бизнесе.

Кроме того, комфортный офис демонстрирует политику руководства в отношении заботы о служащих, а это значительный фактор, помогающий повысить и укрепить мотивацию персонала.

Каким должен быть комфортный офис

Человек проводит на работе значительную часть жизни — около десяти лет, поэтому одной из задач руководства является поддержание комфортной среды, чтобы сотрудники могли эффективно трудиться, не расходуя силы и время на приспособление к непродуманным условиям рабочих мест.

Конечно, комфорт — понятие довольно расплывчатое, во многом зависящее от личных предпочтений. Однако при желании можно проследить несколько тенденций, применяемых для создания комфортных условий в офисе.

Концепция офиса основывается на принципах корпоративной культуры

Грамотно подобранный интерьер отражает особенности делового стиля компании. Если пространство соответствует миссии компании, сотрудники легче вовлекаются в рабочий процесс, проникаются ценностями организации. Сравните:

Компания «Warby Parker», специализирующаяся на выпуске очков (предмета повседневного пользования), применяет различные методы объединения сотрудников: неформальные обеды, мероприятия. В оформлении помещений мало новомодной техники и современных материалов, зато есть массивные столы, настольные лампы, которые создают ощущение домашнего уюта.

Рассмотрим всемирно известную компанию «Google», чья миссия — сделать всю мировую информацию доступной и удобной. Организация управления персоналом отличается предоставлением высокого уровня свободы. Для рабочих помещений «Google» характерны открытые пространства, яркие краски, необычные детали, вроде пуфика-мешка вместо кресла или велосипеда для передвижения по офису.

Личное пространство

В последние годы всё большую популярность набирает открытый тип планировки офисов.

Отсутствие стен между кабинетами визуально расширяет площадь, облегчает коммуникации, помогает сотрудникам чувствовать себя частью коллектива с равными правами и возможностями, особенно если «самый главный начальник» работает в этом же помещении, а не в отдельном кабинете. В противном случае психологическая атмосфера приобретает менее благоприятный оттенок: появляется чёткое разделение: «мы» и «он».

Однако, вопреки моде на открытость, коммуникабельность и стрессоустойчивость, далеко не все из нас являются экстравертами, с лёгкостью выдерживающими многочасовое присутствие других людей.

Впрочем, даже экстраверт не будет рад совершенному размытию границ личного пространства.

Эксперименты показали, что полное отсутствие перегородок или хотя бы условных барьеров снижает работоспособность на 20%–30%.

Место для проявления индивидуальности

Комфортное рабочее место в офисе не должно быть безликим. Конечно, все члены коллектива должны соблюдать установленные стандарты корпоративной этики, однако каждый сотрудник будет чувствовать себя комфортнее, если сможет дополнить свой рабочий уголок какими-то личными штрихами: фотографией, сувениром, цветком.

Подобные мелочи позволяют людям ощущать себя индивидуальностью, а не винтиком машины.

Классификация офисных помещений

Бизнес-пространства принято разделять на четыре группы, каждая из которых отличается определёнными преимуществами. Впрочем, на практике границы между классами офисов порой оказываются довольно условными: обустраивая кабинеты, владельцы зачастую стараются взять лучшие качества каждой группы.

Любопытно, что по всему миру риелторы, арендаторы и владельцы зданий используют трёхзначную классификацию, а многие российские специалисты вводят четвёртую категорию — для зданий советской эпохи, не прошедших реконструкцию (их число достаточно велико, чтобы возникла необходимость в выделении особой группы).

Класс «А»

Комфортный офис первого класса представляет собой элитное помещение, изначально спроектированное под потребности бизнеса, с учётом всех инженерных и санитарных требований.

Планировка отвечает международным нормам: предусмотрены общие зоны (например, конференц-залы), комнаты отдыха и приёма пищи; созданы условия для отправления гигиенических процедур; здание оборудовано парковкой.

Для отделки бизнес-помещений класса «А» используются только высококачественные материалы.

Первоклассные офисы располагаются в новых коммерческих комплексах, обычно занимающих центр деловой части города. Само здание также оценивается по ряду критериев:

  • удобство подъездных путей;
  • наличие надёжной охранной и противопожарной систем;
  • полный комплект документации на здание;
  • современное оборудование климат-контроля, поддерживающего в офисе комфортную для работы температуру;
  • оснащение оптоволоконными коммуникациями.

Класс «В»

Офисы категории «В» по своим характеристикам не слишком сильно отличаются от элитных помещений: иногда ко второй группе относят офисы, считавшиеся первоклассными 5–7 лет назад: понятия качества в современном мире меняются стремительно, да и естественный износ даёт о себе знать.

Помещение категории «В» должно обладать следующими необходимыми качествами:

  • достаточно развитая инфраструктура: кафетерий, входная группа, рецепция;
  • наличие нескольких современных лифтов;
  • размещение в новом или прошедшем капитальный ремонт и реконструкцию здании;
  • высокий уровень естественного освещения;
  • наличие парковки (допускается открытый тип);
  • отделка не претенциозными, но качественными материалами.

Класс «С»

Бизнес-помещения категории «С» часто удалены от центральных магистралей, располагаются ближе к городским окраинам.

Офисы этого класса часто находятся в бывших административных зданиях, не полностью отвечающих современным стандартам.

Пакет предоставляемых услуг небольшой, планировка кабинетная, инфраструктура слабая (вряд ли тут можно рассчитывать на несколько лифтов, душевые кабины для сотрудников или просторный кафетерий).

Собственно, к этой группе также относят все помещения второго класса, не соответствующие хотя бы одному ключевому критерию комфортного офиса.

Класс «D»

Помещения, классифицирующиеся литерой «D», привлекают арендаторов своей невысокой стоимостью: они могут находиться в спальном районе или здании бывшего детского сада/школы/универмага; давно капитально не ремонтировались; располагают маленькой парковкой, обычно оборудованной на бесхозном «пятачке».

Как мы уже упоминали выше, офисы класса «D» совершенно не соответствуют международным стандартам, хотя могут иметь довольно презентабельный внешний вид.

Как создать комфортное рабочее пространство

Как создать уют в офисе, если у владельца бизнеса недостаточно ресурсов для аренды элитных площадей, где все удобства предусмотрены ещё на этапе проектирования? На самом деле нет ничего невозможного в том, чтобы выполнить необходимый ремонт собственными силами, если учесть несколько важных аспектов.

Кабинет руководителя

Как правило, кабинеты руководства оснащаются более дорогой мебелью и техникой. Делается это не столько для удовлетворения амбиций менеджеров, сколько ради демонстрации благосостояния, прочного положения организации. Кроме того, внушительная, дорогая меблировка создаёт интуитивную дистанцию между менеджером и подчинёнными.

Рабочие площади

Если вы предпочитаете западную (открытую) планировку, стоит разделить рабочие места сотрудников хотя бы условными перегородками.

Исследования показали, что что большинство работников считают необходимыми условиями достаточное освещение, отсутствие шума, наличие очистителей воздуха и кондиционеров (согласно санитарным нормам, комфортная для человека температура в офисе составляет 23–25°С).

Общие залы

Конференц-залы и прочие рабочие площади общего пользования оборудуются в зависимости от потребностей компании. Например, если вы не проводите по несколько встреч с партнёрами ежедневно, то, скорее всего, отдельная переговорная вам не нужна. Многие владельцы бизнеса среднего уровня предпочитают использовать многофункциональный зал-трансформер.

Проектируя наполнение зала, необходимо поставить перед собой несколько важных вопросов:

  • предполагает ли ваша деятельность приглашение гостей, в том числе, журналистов;
  • достаточно ли прочные стены для монтажа видеостены, проектора, экрана в выбранной комнате;
  • нужна ли вам трибуна, президиум;
  • необходимо ли оборудовать каждое место коммуникационными системами, если да, то каким образом прокладывать кабели.

Архив и библиотека

Не многие собственники задумываются о необходимости небольшого изолированного помещения, где сотрудник мог бы поработать с документацией, учебными материалами и прочими информационными носителями.

Между тем, комфортный уголок для чтения может увеличить эффективность выполнения проектов, особенно если они связаны с аналитической или иной деятельностью, требующей максимальной сосредоточенности.

Командная капсула

Так называют небольшое отгороженное пространство, предназначенное для кратковременной командной работы нескольких человек: координации участников проекта, брифинга, мозгового штурма.

Зачем нужна отдельная зона? Офисный работник проводит на рабочем месте в среднем по восемь часов в день. Психологи считают, что зонирование вносит разнообразие в рутинную обстановку и повышает эффективность работы.

Для капсулы не обязательно выделять специальную комнату, можно условно отделить пустующий угол.

Зона ожидания

Обустройство зоны ожидания для посетителей имеет важное значение: она служит презентацией компании, а кроме того, обеспечивает спокойную работу сотрудников: клиенты, ждущие своей очереди или оформления бумаг, находятся в отведённом им месте, а не стоят «над душой» у столов.

Считается, что, выбирая мебель для зоны ожидания, следует отдавать предпочтение лаконичным, но удобным моделям: классические диваны и кресла довольно громоздки и неудобны в уходе.

Комната отдыха

Для комфортной работы в офисе коллективу необходимо иметь уютное, удобное место для приёма пищи и отдыха.

Продуманная кухонная зона способствует разгрузке, помогает социализации, адаптации новых работников, поощряет обсуждение рабочих вопросов в непринуждённой обстановке.

Сегодня собственнику не нужно ломать голову над проектом офисной кухни: на рынке в изобилии присутствуют предложения различных мебельных компаний, выполняющих весь спектр работ от проектирования до монтажа мебели и бытовой техники.

Заключение

Какое наполнение должен иметь комфортный офис? Интерьер помещения во многом определяется вкусовыми предпочтениями владельца, однако дизайнеры рекомендуют придерживаться лаконичного стиля: подчёркнуто роскошные, помпезные атрибуты уже не в моде.

Комфортный офис должен быть в обязательном порядке оснащён эргономичной, добротной мебелью, отделкой в светлых (но не тусклых) тонах, хорошим вентиляционным и осветительным оборудованием.

Источник: https://bbooster.online/stati/komfortnyj-ofis.html

Список канцтоваров для офиса: 30 самых необходимых товаров

Что нужно для офиса

На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, что иногда кажется — офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники. Но идти и скупать все подряд не очень целесообразно, поэтому для начала достаточно закупить только часть наиболее важных и необходимых позиций.

Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.

Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.

Письменные принадлежности:

  • — ручки;
  • — карандаши;
  • — маркеры;
  • — текстовыделители.

Письменные принадлежности расходуются быстрее всего. Данные позиции должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых аналогах сомнительного качества. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.

Список канцтоваров для офиса — что нужно в 1-ю очередь

  1. Бумага для принтера А4;
  2. Файлы для документов А4 формата;
  3. Степлер;
  4. Скобы для степлера;
  5. Дырокол от 10 до 30 листов;
  6. Скрепки канцелярские (если скреплять листы в небольших количествах — идеально подойдут скрепки на 28мм);
  7. Ножницы 16,5 см;
  8. Линейка;
  9. Перекидной настольный или настенный календарь;
  10. Маркер перманентный черн. 0,1 мм;
  11. Скоросшиватели (картон либо пластик);
  12. Планшет для бумаги;
  13. Корр. жидкость;
  14. Стойка-угол для бумаг;
  15. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
  16. Закладки пластиковые или бумажные;
  17. Маркеры для выделения текста;
  18. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
  19. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
  20. Чернографитовые карандаши;
  21. Точилка для карандашей;
  22. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
  23. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
  24. Корзина для бумаг;
  25. Клей-карандаш и ПВА;
  26. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
  27. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
  28. Канцелярская книга;
  29. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
  30. Ластики;
  31. Калькулятор;
  32. Почтовые конверты;
  33. Антистеплер (расшиватель скоб);
  34. Салфетки для оргтехники.

Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю

Далее можем расширять список, который в принципе тоже подойдёт для любой компании, но используется не в 100% случаев, в зависимости от подразделения или рода деятельности компании.

  • Папка-регистратор — используется в основном в бухгалтерии или подразделении, которое обрабатывает и хранит большое кол-во информации в бумажном виде (отчёты, копии документов…);
  • Папка с файлами — может быть удобна как курьеру для доставки документов, так и менеджеру для хранения под рукой нужной информации;
  • Папка на кнопке — это папка в основном удобна курьеру для перемещения и обмена документами между филиалами или Вашими партнёрами;
  • Папки-портфели;
  • Папка на кольцах;
  • Штемпельная краска — используется далеко не в каждом отделе или подразделении (в основном бухгалтерия, склад, ресепшн…);
  • Ежедневник бумажный или блокнот;
  • Именные настольные таблички;
  • Бейджи.

Планирование, контроль…стратегия, мозговые штурмы!

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

  • 1. Магнитно-маркерная доска на стену (КанБан);
  • 2. Пробковая доска;
  • 3. Флипчарт — магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
  • 4. Стеклянные доски — можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
  • 5. Аксессуары к доскам — магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
  • 6. Блокноты для флипчарта.

Выше перечислен минимум канцелярских принадлежностей для рабочего стола.

В дополнение к данному перечню можно приобрести: подставки для карандашей и ручек, точилки и ластики, конверты (пригодятся для оправки корреспонденции), НАСТОЛЬНЫЕ НАБОРЫ ( исходя из статуса), штемпельную продукцию, бумагу для оргтехники в цветном варианте, тетради, чистящие ср-ва для оргтехники, расходные материалы, и т.д.

Кроме канцелярских принадлежностей позаботьтесь еще и о бытовых товарах:  Бытовая химия — для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал, для мытья посуды, перчатки для уборки, жидкое мыло.

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения. Успехов и процветания!

Источник: https://bestcube.space/kantselyarskie-tovary-dlya-ofisa

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.